Comunicaciones Unificadas, soluciones integradas para mayor productividad

Por Luis Guembes, Gerente de Ingeniería de Logalis Latin America en Perú, Líder de proyectos de alta tecnología para el mercado corporativo.

Hoy, el nivel de negocios nacionales, transnacionales y, sobre todo, los que se manejan a nivel globalizado dependen totalmente de la sincronización. Las empresas deben adaptarse a las reglas de la globalización para poder manejar negocios en cualquier parte del mundo. Si las organizaciones no cuentan con las soluciones de Comunicación Unificada pierden la capacidad de utilizar negocios internacionales, comercio electrónico y logística electrónica. Eso genera una desventaja competitiva, por ello, es que empresas más pequeñas; pero con mejores tecnologías, realizan negocios más rentables.

A partir del desarrollo de las comunicaciones, las empresas mejoraron sus flujos de comunicación, optimizaron la toma de decisiones, aumentaron su productividad y, con ello, generaron mayores ganancias. De tal manera, acumularon un conjunto de herramientas de comunicación tales como PC, laptop, celular, correo electrónico, chat, fax, mensajes cortos, mensajes cortos multimedia, radio, etc. Este abanico de recursos opera de forma independiente y no coordinada.

La solución de Comunicaciones Unificadas nos permite reunir todos estos instrumentos en un interface común, sin quitarle su propia funcionalidad a cada uno de ellos. Es decir, que los trabajadores, a través de la red de datos corporativa y de Internet, tendrán integrados todos los métodos de comunicación a su alcance –telefonía fija y móvil, correo electrónico, correo de voz, fax y mensajería instantánea, entre otros- y podrán utilizarlos de manera más eficiente desde la oficina o desde cualquier lugar del mundo.

El costo-beneficio de la solución se mide a través de tres factores: El tiempo, el costo de oportunidad y el retorno de inversión (ROI). Relacionado al tiempo, las Comunicaciones Unificadas incrementan notablemente la eficiencia en la organización, al contar con recursos coordinados automáticamente. Respecto al costo de oportunidad, el hecho de tener comunicación instantánea y comunicarla oportunamente significa mayores cierres de negocios. En cuanto al ROI, estas implementaciones impactan directamente en la productividad de la compañía.

Tiempo: herramienta fundamental de la organización
La toma de decisiones es un acto empresarial constante que depende diariamente de tres elementos fundamentales: Personas, sistemas de información y del tiempo. Si no se cumple con estos tres elementos, la toma de decisiones se postergará o se realizará de manera desinformada, lo que podría resultar catastrófico para la organización.

Ahora muchas de las empresas emplean de manera errónea el tiempo, ya que no se preocupan o no saben medirlo de manera formal y legal. El tiempo ha pasado de ser un elemento de métrica para convertirse en un elemento legal. Actualmente, las firmas de tiempo son obligatorias para demostrar una serie de hechos transaccionales que forman parte de los procesos electrónicos, parte de la globalización y de la responsabilidad legal de las compañías. El aprovechamiento del tiempo, al margen de ser un hábito adquirido y desarrollado por la educación y formación profesional, requiere de herramientas complementarias que nos ayuden a extender su alcance y eficacia, incluso cuando no tenemos oportunidad de conocer a nuestros interlocutores (como es el caso de las grandes empresas, los negocios globalizados, los equipos de trabajo interdisciplinarios y la interacción con sistemas en lugar de personas).

Las comunicaciones actuales basadas en cliente-servidor, tales como correo electrónico, también dependen de una base de tiempo. Notamos un cambio porque, en la actualidad, el tiempo es mucho más formal e inclusive tiene un costo legal, es decir, hay un conjunto de aplicaciones de tiempo que no solamente sincronizan la fecha y hora de las computadoras, sino que sellan digitalmente esa fecha y hora. Dichas soluciones no pueden ser manipuladas por el usuario final o por la empresa, dado que es como si contaran con un notario digital dentro de la compañía.

Innovación en comunicación, garantía de independencia
La tecnología de Comunicaciones Unificadas está basada en estándares abiertos, esto permite que fabricantes de software, hardware y de aplicaciones desarrollen nuevas tecnologías, que evolucionan en conjunto y de manera constante, teniendo como máximo beneficiario al usuario final. Cada vez es más fácil utilizar herramientas más complejas, más productivas, más económicas y que están al alcance de un usuario promedio que no requiere de un conocimiento complejo.

Para el uso de estas soluciones, en la mayoría de los casos, no es necesaria una capacitación compleja. La curva de aprendizaje es muy fácil y el usuario final no tiene problemas en adaptarse desde el primer día en que se emplea la tecnología. Por otro lado, desde el punto de vista administrativo, se requiere de un entrenamiento formal del personal de TI. Con estas soluciones el administrador no depende totalmente de su proveedor, sino que es independiente de él, debido a que no requiere contactarlo para cambiar de sitio un teléfono, para mover una casilla de voz o recuperar la contraseña que olvidó un usuario.

Como corolario, se asegura que la gran diferencia entre las Comunicaciones Unificadas basadas en IP y las comunicaciones tradicionales está en que las primeras son software y se les puede añadir, fácilmente, funciones, actualizarlas, corregirlas, incrementar nuevas funcionalidades y hacerlas que tengan un nivel de interoperativilidad con otras soluciones. Mientras que con la telefonía tradicional es más complejo y costoso realizar una actualización constante.