Planeamiento Estratégico de TI : Alinearnos con nuestra empresa

Por: Antonio Santiago Fernández Dorrego, consultor de Global IT Solutions

Quien no se ha sentido corto y hasta culpable al final de cada año al momento de solicitar la aprobación de la partida presupuestal para Sistemas.

Vamos con una cartera de proyectos definida y sincerada económicamente, teniendo en cuenta los requerimientos de la empresa (o al menos de eso estamos convencidos), con la esperanza que podamos ser capaces de transmitir la necesidad de cada uno de ellos a Gerencia.

¿Qué paso? Entramos con una lista de “buenos” proyectos para el siguiente año, todos obviamente de beneficio “claro” para la empresa, y terminamos solo con la parte operativa del presupuesto aprobada y algunas adquisiciones menores que no representan ni el 5 % de lo que fuimos a solicitar.

Si bien es cierto, el ejemplo anterior es una caricaturización de la realidad; grafica lo que muchas veces nos sucede dentro de nuestras organizaciones. Esa sensación de que estamos solos en la búsqueda de la mejora u optimización de los procesos internos, muchas veces tiende a sumirnos en un grado de frustración.

¿Como hacer para que Gerencia comprenda y se comprometa con los proyectos de TI y adicional a eso, vea el valor real para la empresa?

La respuesta viene en parte, dentro de la misma pregunta: Valor para la empresa. Como sabemos o medimos el valor que un determinado proyecto o una inversión tecnológica agrega a nuestra empresa.

Muchas veces usamos la experiencia y el conocimiento de los procesos del negocio como fuente para definir los futuros proyectos de TI, pero estos no pueden ser nuestra única fuente, ya que estamos usando una visión parcial y limitada de la realidad de la empresa.

Es necesario que hagamos una revisión interna de nuestra misión como área o gerencia de Sistemas, y nos demos cuenta que nosotros brindamos soporte a todas las áreas de la empresa y por tanto son estas ultimas nuestra principal fuente de proyectos. Son las necesidades de estas áreas las que tenemos que satisfacer, y que de esta manera identifiquen el valor de cada proyecto.

Nos reunimos con cada una de las áreas de la empresa, y se han obtenido una cantidad impresionante de necesidades y proyectos que se podrían desarrollar, cada uno tan importante como el anterior (o al menos es lo que todos comentan).

¿Por donde empezamos ahora?,¿Cómo decidimos cuales implementar?

Bueno, es acá donde entran a tallar los objetivos de la empresa, es decir, cuales son las grandes metas para este año o para los siguientes 3 o 5 años y evaluar de que manera las tecnologías pueden apoyar a cumplirlas.

Estas van a ser las grandes directrices que nos permitirán priorizar de manera bastante efectiva los proyectos de TI. Esto puede sonar bastante obvio para algunos, pero este
proceso de planeamiento requiere un claro entendimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, y como estos se encuentran relacionados con las áreas y procesos de la empresa.
Para ello contamos con varias herramientas, tales como: matrices de alineamiento, análisis de Costo/Beneficio, y otras que nos permitirán identificar el “valor” asociado de cada proyecto para con la empresa.

Luego de haber separado el trigo de la paja, empezamos a definir planes operativos (anuales), los cuales definiremos dependiendo la cantidad de años que hemos tomado como horizonte para nuestro plan estratégico. (3, 5 o X años).

En cada plan operativo deberán estar claramente definidos los proyectos que se han identificado como “estratégicos” para ese año, y se debe comprometer a cada Gerencia Usuaria (Sponsor), para que estas brinden el apoyo y recursos necesarios al proyecto.

Si bien el planeamiento estratégico es un proceso que se realiza cada cierto periodo de tiempo, es saludable realizar revisiones y modificaciones anuales del mismo, teniendo en cuenta los cambios que se puedan presentar en el mercado, en las tecnologías, legislaciones y todos aquellas variables externas que puedan impactar sobre nuestra empresa.